Aufbewahrungspflichten: Welche Unterlagen können 2010 entsorgt werden?

Zu beachten ist, dass Unterlagen trotz Zeitablaufs noch nicht vernichtet werden dürfen, wenn sie z.B. noch für eine laufende Betriebsprüfung, anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungsverfahren oder für noch zu stellende Anträge benötigt werden. Bei vorläufigen Steuerfestsetzungen müssen Belege ebenfalls aufbewahrt werden, da die Verjährungsfrist in diesem Fall nicht vor der endgültigen Sachverhaltsaufklärung abläuft.

Unternehmer können bei Beachtung dieser Grundsätze im Jahr 2010 folgende Unterlagen vernichten (Hinweis: Es kommt auf das Jahr der Vornahme des letzten Eintrags in den Unterlagen bzw. bei Jahresabschlüssen auf das Jahr der Erstellung an):

Unterlagen aus 1999 und früher:

• Bücher und Aufzeichnungen, Inventare
• Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen, Lageberichte
• Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen, die zum Verständnis dieser Unterlagen erforderlich sind
• Buchungsbelege
• Arbeitsanweisungen der EDV-Buchführung
• Kopien der Ausgangsrechnungen sowie Originale der Eingangsrechnungen für Zwecke der Umsatzsteuer
• Lohnkonten (hier empfiehlt sich aber eine Aufbewahrung bis zum Rentenalter des Arbeitnehmers, um ihm ggf. später noch Auskünfte für den Versicherungsverlauf geben zu können)
  

Unterlagen aus 2003 und früher:

• Empfangene und versandte Handels- oder Geschäftsbriefe
• Sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind (z.B. Kalkulationsunterlagen, Zollunterlagen, Stundenzettel, Bestellungen, Auftragsbestätigungen)
• Mahnvorgänge

Für Privatpersonen gibt es zwar grundsätzlich keine Verpflichtung, die Belege für ihre Einkommensteuererklärung aufzubewahren. Aus Nachweisgründen sollten diese Unterlagen aber in jedem Fall so lange nicht vernichtet werden, bis das betreffende Veranlagungsjahr endgültig abgeschlossen und der Bescheid bestandskräftig ist, also in der Regel mit Ablauf der Einspruchsfrist vier Wochen nach Zugang des Steuerbescheids. Wurde ein Rechtsmittel eingelegt oder ist der Bescheid vorläufig oder unter dem Vorbehalt der Nachprüfung ergangen, empfiehlt sich insoweit eine weitere Aufbewahrung der Unterlagen.

Besonderheiten gelten für Belege im Zusammenhang mit eigenen oder gemieteten Immobilien. Durch das Gesetz zur Bekämpfung der Schwarzarbeit wurde im August 2004 die Regelung eingeführt, dass sich ein privater Auftraggeber (Eigentümer oder Mieter) für Arbeiten rund um Haus, Wohnung oder Garten innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung geben lassen muss, die er dann zwingend zwei Jahre aufzubewahren hat. Die Frist beginnt mit Ablauf des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wird.

Zu beachten sind neben den dargestellten steuerlichen auch andere Aufbewahrungsfristen, etwa für Kaufbelege zur Geltendmachung von Garantieansprüchen. Bei allen Aufbewahrungspflichten ist zu beachten, dass die Belege während des gesamten Aufbewahrungszeitraums lesbar sein müssen. Belege auf Thermopapier sind also z.B. rechtzeitig zu kopieren.

Für Detailfragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.